Som kvalitet er et viktig krav til å opprettholdes gjennom prosessene, er menneskene, og systemene i organisasjonen, i dagens konkurransedyktige forretningsmiljø, nyttig å vite hvordan å lage en kvalitetshåndbok. Når man diskuterer kvalitetskonsepter, kan kvalitetshåndbok betraktes som et viktig element som er dokumentert av organisasjonene. Denne artikkelen fokuserer hovedsakelig på utarbeidelse av en kvalitetshåndbok.
En kvalitetshåndbok er et dokument som angir operasjonelle prosedyrer som kreves for å oppnå konsistens i hele organisasjonen, samtidig som kundenes krav oppfylles. Disse prosedyrene beskriver styrets intensjon om å opprettholde kvalitet i hele organisasjonen i henhold til ISO 9001: 2008 Quality Management Standard.
Vanligvis brukes ledere til å gjennomgå kvalitetssystemet som opererer regelmessig i organisasjonen for å sikre at det fortsatt er egnet, tilstrekkelig og effektivt. Disse vurderingene bestemmer nye muligheter for forbedring og behovet for endringer i kvalitetssystemet, inkludert kvalitetspolitikk og kvalitetsmål. Derfor kan kvalitetshåndbok betraktes som et nyttig dokument for å kommunisere forventningene til ledelsen for å opprettholde kvalitetsstandardene i organisasjonen, for å illustrere selskapets overholdelse av ISO 9000-kravene, som et mål for overholdelse av ledelsens forventninger til det interne revisjoner, ISO Registrar revisjoner og kunde revisjoner.
Kvalitetshåndboken som er opprettet av organisasjonen, bør inneholde følgende:
• Omfanget av kvalitetsstyringssystemet, med detaljer og begrunnelse og utelukkelsene.
• De dokumenterte prosedyrene som er etablert for kvalitetsstyringssystemet med referanser til dem. Det er vanligvis kun seks dokumenterte prosedyrer som kreves i henhold til ISO 9001-standarden (kontroll av dokumenter, kontroll av poster, internrevisjon, kontroll av ikke-samsvarende produkter, korrigerende tiltak Og forebyggende tiltak).
• En beskrivelse av samspillet mellom prosessene i kvalitetsstyringssystemet. Et flytskjema kan være nyttig for å identifisere alle prosessene i organisasjonen med piler som viser forbindelsene. Et dybdeflytskjema bidrar til å forstå samspillet mellom prosesser i organisasjonene.
Når det gjelder innholdet, kan det videre kategoriseres i følgende seksjoner:
• Selskapets kvalitetspolitikk som indikerer selskapets satsing på å opprettholde kvalitet.
• En detaljert beskrivelse av selskapets dokumentasjonsstruktur.
• Politiske uttalelser som uttrykker ledelsens intensjon om å oppfylle kravene i ISO 9000.
Politikkene skal dekke alle områder av ISO-standarden og må spores til dem. Disse retningslinjene må omfatte:
• De forventede måtene for ledelsen til å fungere som organisasjonens virksomhet.
• De ansvarlige for å implementere disse forventningene (i form av funksjon eller jobbtittel).
• De områdene som retningslinjene gjelder for i organisasjonen.
• Nivåene av gjensidig avhengighet som eksisterer mellom funksjoner og prosesser.
• Tilordne en eller flere ledelsesrepresentanter for kvalitet i organisasjonen.
• En beskrivelse av organisasjonens hierarki, vanligvis i form av et organisasjonsskjema, toppnivå i selskapet, osv.