Forskjellen mellom EOI og RFP

En rekke beslutninger laget av en organisasjon har innkjøpsmessige konsekvenser som kan påvirke de totale kostnadene ved å ta en bestemt beslutning dramatisk. Innkjøp involverer prosesser som det å velge en leverandør, definere betalingsbetingelser, strategisk vetting, kontraktsforhandlinger og innkjøpstjenester og varer. Det er knyttet til anskaffelse eller anskaffelse av alle tjenester og varer som er viktige for en organisasjon.

I privat sektor anses innkjøpsprosessen som en strategisk nivåfunksjon som bidrar til å forbedre lønnsomheten til en bedrift. Det forenkler ikke bare prosessene og reduserer den totale prisen på råvarer, men det tillater også organisasjoner å identifisere de beste kildene til forsyning. Alt i alt er det nyttig å sikre en jevn løpende bunnlinje.

I offentlig sektor er ledere på toppnivå ansvarlig for å redusere bunnlinjen. Bare få ansatte håndterer anskaffelsesfunksjonen, noe som øker sannsynligheten for korrupsjon i denne sektoren. Dette er grunnen til at det er behov for å øke den samlede produksjonen til en bedrift. Personalet kan for eksempel bli opplært for å forbedre effektiviteten og forbedre kvaliteten på tjenesten, noe som resulterer i at utgangen kan forbedres.

Med tiden har en rekke vilkår blitt innført rundt rådgivning, forslag og stor ledelse, inkludert en rekke akronymer knyttet til innkjøp. Ikke mange bedrifter er klar over disse vilkårene, men å være en gründer eller eier av en liten bedrift, hvis du ønsker å effektivt håndtere kjøperens beredvillighet til å kjøpe, er det viktig å kjenne deres formål. Eksempler er RFI (Request for Information), EOI (Expression of Interest), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender) og RFQ (Request for Quotation). Hvert av disse vilkårene tjener et spesielt formål i anskaffelsesfunksjonen.

EOI og RFP er de mest brukte vilkårene i anskaffelsesfunksjonen, og hver av dem har en bestemt rolle i effektivisering av hele prosessen. Mange personer forvirrer disse vilkårene mens de utfører prosessene. For å få en bedre ide om hvordan de er forskjellige, er det viktig å vite hva disse begrepene betyr.

EOI (uttrykk for interesse)

Eksponering av interesse (EOI), også kjent som Registrering av interesse (ROI), har en lignende funksjon som Request for Information (RFI). Det brukes som en screeningsprosess i innledende faser av innkjøp for å skape en formell og mer spesifikk forespørsel om tilbud eller RFT (et senere stadium i anskaffelsesfunksjonen). Når et selskap slipper ut et EOI, er det pålagt å estimere markedets evne til å levere eller samle inn mer informasjon før de flyttes til RFT. Et selskap som kjøper et kjøp, er ikke sannsynlig å utnevne en entreprenør via EOI. For at det skal skje, må en prosess gå videre til den når RFT.

EOI er en type åpen anbud som gjør det mulig for enhver bedrift å komme frem. Det gir opphav til en tøff konkurranse og gir fordelen av at nye og potensielle leverandører kan sikre sitt arbeid. Men i byggekontrakter er det i stor grad kritisert for å tiltrekke seg leverandører som ikke er egnet for kontrakten, noe som resulterer i bortkastet tid, penger og krefter.

Annonsen som krever en EOI, må inneholde en beskrivelse av oppdragsgiver, beskrivelse av kontrakten (for eksempel budsjett og skala), type kontrakt, anskaffelsesrute, vilkår og betingelser, innleveringsadresse og frist og andre detaljer (inkludert kontaktinformasjon , beskrivelse av organisasjonen, teknisk kapasitet og relatert erfaring, tilgjengelighet av ansatte og erfaring, etc.)

RFP (Forespørsel om forslag)

På den annen side er RFP, også kjent som Request for Offer (RFO), et dokument som enkelt kan endres. Det brukes mest når en kjøper ser etter et løsningsbasert svar for å oppfylle kravene og i tilfeller der andre faktorer (eksklusive pris) er sentrale for evalueringen av hvert tilbud. Den brukes også i situasjoner der det ikke finnes klare løsninger eller spesifikasjoner, og innkjøpsavdelingen er på utkikk etter en rekke innovasjoner og alternativer. Disse instrumentene er mer fleksible enn RFT (som normalt har veldefinerte løsninger eller spesifikasjoner). RFP brukes hovedsakelig i profesjonelle tjenester der en løsning ikke kan defineres enkelt.

En RFP inneholder bakgrunnsinformasjon om organisasjonen og forretningsområdet. Forespørselen består av spesifikasjoner som forklarer hvilke løsninger organisasjonen søker. Videre inkluderer det også evalueringskriteriene for hvordan forslag blir gradert, en oppgave over arbeid som beskriver oppgavene som skal utføres av en budgiver som vinner kontrakten, og tidsrammen for å fullføre prosjektet.

En RFP er vanligvis opprettet på grunn av et komplekst innhold av et prosjekt. Bedrifter kan dra nytte av ulike tilbudsgivere når de ser etter en godt integrert løsning fra en rekke leverandører. Hvis et selskap for eksempel planlegger å bytte virksomhet fra et papirbasert miljø til datamaskinbasert miljø, kan det kreve et forslag til programvare og maskinvare i tillegg til trening som kreves for å installere og integrere nye systemer i virksomheten.

I offentlig sektor kan enheter utstede en RFP for å skape en åpen konkurranse for å redusere kostnadene ved en løsning. Det må imidlertid bemerkes at RFP nærmest spesifikasjonene ikke nødvendigvis er den med den laveste prisen. Når man godtar et forslag, må selskapene utføre en kostnadsfordelingsanalyse for å sikre at kostnaden ikke utveier fordelene.

forskjeller

Følgende er noen av forskjellene mellom EOI og RFP:

• Ulike innkjøpsnivåer

EOI utføres ofte på det opprinnelige innkjøpsnivået. Den kan løses i tilfeller der kjøperen slår seg for industriinngang for å kunne utvide kravene som etter hvert vil gå i markedet i senere stadier. Som allerede diskutert, er RFP normalt det neste trinnet; hvor kjøperen søker løsningsbaserte tilnærminger for levering av produkt eller tjenester.

• Stadier av EOI og RFP

EOI har vanligvis flere stadier. Det brukes til å shortlist potensielle leverandører eller leverandører før du søker omfattende bud fra anbudsberegningene som er listet opp. Tvert imot kan RFP enten ha en enkelt fase eller det kan ha flere stadier.

• Når brukes EOI og RFP?

EOI brukes i tilfeller hvor informasjonen som kreves (fra tilbyderne) er spesifikk, men det er ingen garanti for om en leverandør vil kunne levere tjenester og varer i henhold til kravene. Videre, i tilfeller av EOI, har kjøpere ikke tilstrekkelig informasjon til å skrive en detaljert forespørsel. På den annen side brukes en RFP i tilfeller der kravet er riktig definert, men et selskap er på utkikk etter en fleksibel eller innovativ løsning. Med andre ord ser en kjøper etter løsninger-orienterte innleveringer for å oppfylle kravene.

Det er svært viktig å være oppmerksom på de ulike nivåene av innkjøpsprosesser for å kunne ta effektive beslutninger gjennom systematisk informasjonsflyt. Å ha en klar forståelse av disse vilkårene og hvorfor de blir brukt i prosessen, gjør det mulig for et selskap å strømline prosessene og få dypere innblikk i hele anskaffelsesfunksjonen.