Data er den viktigste aktiviteten til enhver organisasjon. Derfor må det sikres at dataene er gyldige og brukbare for enhver pris. Data Validation og Data Verification er to viktige prosesser for å sikre at data har disse to egenskapene. Datavalidering sørger for at dataene er rene, korrekte og meningsfulle, mens dataverifisering sikrer at alle kopier av dataene er like gode som originalen. Så begge disse prosessene sørger for at organisasjonen ikke mister penger på grunn av uventede feil i dataene.
Datavalidering handler om at dataene er gyldige (rene, korrekte og nyttige). Data validering prosedyrer bruker data validering regler (eller sjekk rutiner) for å sikre gyldigheten (for det meste korrekthet og meningsfullhet) av data. Det sikrer også gyldigheten av inngangsdata for å opprettholde sikkerheten til systemet. Disse reglene implementeres automatisk gjennom dataordbøker. Datavalidering kan også implementeres ved å erklære dataintegritetsregler eller prosedyrer som håndhever forretningsregler (spesielt i forretningsapplikasjoner). Disse forretningsreglene er vanligvis fanget under den første virksomhetsbehovsanalysen utført av bedriftsanalytikerne. Det er svært viktig å implementere forretningsregler i begynnelsen av prosessen, fordi feilaktig validert data vanligvis har en negativ innvirkning på gjennomføringen av forretningsprosessen.
Den enkleste form for validering kontrollerer inngangen for å sikre at de består av tegn fra det "gyldige" settet. En valideringsprosess for telefonkatalogapplikasjon bør for eksempel validere inntastede telefonnumre for å sikre at de bare inneholder tall, pluss / minus symboler og parentes (og ingenting annet). Litt mer avanserte valideringsprosesser kan også sjekke landskodefeltet for å sjekke om de er legitime landskoder.
Data verifisering er prosessen med å sjekke en kopi av data for å sikre at den er nøyaktig lik den opprinnelige kopien av dataene. Data verifisering er vanligvis nødvendig når du har sikkerhetskopiert dataene dine. Mest moderne backup-programvare har innebygd verifikasjonsfunksjonalitet. Selv, brenning av programvare gjør det mulig å utføre verifisering ved slutten av brenningsprosessen. Hvis dataene på den brente platen er verifisert, er du greit. Men hvis ikke, må du kaste den platen og brenne igjen. Data verifisering er en svært viktig prosess som gjør at du føler deg trygg, fordi du vil være trygg på at du faktisk kan bruke sikkerhetskopierte data dersom originale data går tapt eller ødelagt. Verifikasjonsprogramvaren sørger vanligvis for at kopien er lesbar, så vel som innholdet matches nøyaktig med det opprinnelige innholdet. Så det tar mer tid enn en enkel sikkerhetskopiering, men det er vel verdt bryet. Men typisk store bedrifter utfører automatisk sikkerhetskopiering om natten, så lengre tid på grunn av verifikasjonsprosessen er ikke et alvorlig problem.
Data validering utføres vanligvis på den originale kopien eller inngangene til systemet, mens dataverifisering utføres på kopier (eller sikkerhetskopier) av data. Kontroller gyldigheten av innganger er veldig rask sammenlignet med de lange verifikasjonsprosessene som oppstår etter sikkerhetskopiering. Validering kan brukes til å beskytte data fra feilene som er gjort av brukerne, mens verifisering kan brukes til å beskytte data fra problemene som oppstår på grunn av systemfeil.