På denne tiden har alle som har tilgang til en datamaskin sannsynligvis en e-post. Det har sakte blitt en viktig del av kommunikasjonen, spesielt for folk som reiser mye. Men de fleste av oss vet ikke hva som skjer bak scenen av programmet vi bruker for å få tilgang til e-postene våre. I stedet for å bruke en enkelt protokoll for sending og mottak av e-post, er det 2 protokoller som brukes; en for sending og den andre er for å hente. Fra nå av for å sende e-post, har protokollen bare vært SMTP (Simple Mail Transport Protocol), så vi har ikke noe valg om det. Men i mottakeren har vi to protokoller å velge mellom. Den første er POP (Post Office Protocol) og den nyere IMAP (Internet Message Access Protocol).
POP er den eldre av de to, og den har blitt brukt i svært lang tid, og det er ganske pålitelig når vi henter e-postene våre. IMAP, men nyere, har også vist seg å være en veldig god protokoll for å motta e-post. Selv om de har samme funksjon, varierer implementeringen av nevnte funksjon sterkt i de to applikasjonene. Når POP åpner en e-postserver, laster den ned alle e-postene og sletter innholdet på serveren, og holder alle meldingene lokalt. IMAP, derimot, gjør ikke dette; det leser bare alle e-postene på serveren og laster ned hva brukeren ønsker å lese. Det sletter heller ikke noe på serveren. Implikasjonene ser kanskje ikke ut til å begynne med først, men når du bruker flere datamaskiner eller enheter for å sjekke e-posten din, blir det klart at med POP når du har lastet ned e-posten på arbeidsdatamaskinen, vil den ikke lenger være synlig på din hjemme-datamaskin siden den ble allerede slettet. Med IMAP vil det ikke skje.
En annen utmerket funksjon av IMAP er dens tomgangsmodus. Så snart du logger inn på e-postserveren, vil du ikke bli frakoblet før du logger ut. Dette gir deg melding i sanntid via ditt e-postprogram. Med POP leser den bare e-posten og kobler fra, du må sjekke innboksen igjen etter et par timer for å se hva som endret seg. Andre postklienter har opprettet korrigeringer for dette ved å gjøre POP-sjekk ved et spesifisert intervall for nye e-postmeldinger.
Selv om POP fortsatt er mye brukt, kan det hende du synes det er mer fordelaktig å begynne å bytte til IMAP-protokollen. Funksjonene det gir gjør håndtering av e-post bare litt enklere.