Hvordan skrive en formell e-post

Skrive en formell e-post er ikke mye forskjellig fra å skrive et formelt brev. Men hvis du er vant til å bruke e-post bare for uformell kommunikasjon med venner, kan det være litt tid å skrive formelle e-postmeldinger. I denne artikkelen hjelper vi deg med å skrive en formell epost og veilede deg med en eksempelpost. Du kan skrive en formell epost ved å følge disse trinnene.

Hvordan skrive en formell e-post

Bruk en nøytral e-postadresse

Din e-postadresse skal alltid gjenspeile ditt virkelige navn, ikke ditt kjæledyrnavn eller kallenavn. En e-postadresse som gjenspeiler ditt virkelige navn ser profesjonelt ut. Hvis e-posten din er morsom eller upassende, vil ingen ta deg på alvor.

[e-postbeskyttet] √

[e-postbeskyttet] X

Angi emnet riktig

Pass på at emnelinjen gjenspeiler innholdet i e-posten din. Hvis du skriver om et møte, skal emnet inneholde ordet møte. Hvis du skriver en søknad om en jobb, skal emnelinjen angi stillingen du søker om.

Begynn med en hilsen

E-posten skal starte med en hilsen som Kjære Mr. Price. Det er alltid godt å adressere mottakeren ved navn. (Kjære Dr. Smith, kjære fru Dustan, etc.) Hvis du ikke kjenner navnet hans, kan du bruke Kjære herr / fru eller til hvem det kan dreie seg om.

Introduser først

I selve første avsnittet, introdusere deg selv og formålet med å skrive posten. Du kan starte mailen ved å bruke setninger som dette.

Jeg skriver for å spørre om ...

Jeg skriver med henvisning til ... .

Når du har oppgitt formålet klart, kan du fortsette å holde meldingen direkte.

Kropp

E-postens kropp skal inneholde meldingen. På samme måte som i et formelt brev, skal kroppen skrives tydelig og konsistent. Prøv å være så kort som mulig. I de fleste tilfeller er to eller tre avsnitt mer enn tilstrekkelig til å presentere meldingen tydelig. Språket skal være profesjonelt og formelt. 

Avsluttende kommentarer

Etter å ha sendt meldingen tilbake, er det høflig å takke leseren for sin tid og oppmerksomhet. Du kan bruke setninger og klausuler som

Takk for tiden din…

Tusen takk for at du tok deg tid ...

Hvis du har spørsmål eller bekymringer, ikke nøl med å gi meg beskjed

Deretter avslutter e-posten med en passende avslutning. Med vennlig hilsen, Beste ønsker, Hilsen, Respektivt, etc. er noen av endene du kan bruke.

Vedlegg

Hvis du har vedlagt noen dokumenter i posten, kan du si "Vennligst se vedlagte dokument."Du kan bruke denne setningen på et passende sted.

korrekturlese

Som med ethvert skriftlig arbeid, må du lese e-posten nøye. Pass på at du har brukt de riktige titlene, datoene, navnene, etc. Kontroller grammatikk eller stavefeil.

Klikk på Send

Etter korrekturlesing av e-posten, kan du klikke på send-knappen.

Eksempel på formell e-post

Du kan laste ned denne e-posten herfra - Eksempel på formell e-post