Ulike typer rapportskriving

En rapport er et metodisk, velorganisert dokument som definerer og analyserer et bestemt problem eller et problem. Hovedformålet med en rapport er å gi informasjon til sine lesere. Rapporter brukes i ulike yrker, og det finnes ulike typer rapporter som varierer i henhold til formålet. Så vi skal se på ulike typer rapportskriving i denne artikkelen. Vi vil fokusere vår oppmerksomhet spesielt på formater av informell og formell rapport.

Vær imidlertid alltid oppmerksom på at det ikke finnes noe universelt akseptert format i rapportskriving. Du bør følge formatet satt av firmaet eller kurset ditt.

Informell rapport

Formålet med en uformell rapport er å informere, analysere og anbefale. Det tar vanligvis form av et notat, brev eller et veldig kort dokument som en månedlig finansiell rapport, forsknings- og utviklingsrapport, etc. Denne rapporten er kortere og uformell enn en formell rapport. Det er skrevet i henhold til organisasjonens stil og regler, men inneholder generelt ikke det foreløpige og supplerende materialet. Den uformelle rapporten er generelt mer konversert i tone og behandler typisk hverdagens problemer og problemer i en organisasjon. Salgsrapporter, labrapporter, fremdriftsrapporter, servicerapporter, etc. er få eksempler på denne type rapporter.

En uformell rapport består vanligvis av 

• Introduksjon
• Diskusjon
• Anbefalinger og referanse

Introduksjon:

Nevn det generelle problemet først, slik at leserne kan forstå konteksten. Deretter oppgir du det spesifikke spørsmålet eller oppgavene som oppstår som følge av problemet du vil håndtere. Til slutt, forklare formålet med essayet og dets forventede resultater. Siden dette er en uformell og en kort rapport, trenger ikke denne delen å være lang. To eller tre setninger vil være tilstrekkelig.

Diskusjon:

Presentere funnene dine tydelig og kort, i en passende metode. Du kan bruke lister, tabeller, diagrammer etc. med tilstrekkelige forklaringer. Presentere resultatene dine i synkende rekkefølge av betydning. På den måten vil den viktigste informasjonen bli lest først. Dette vil være den lengste delen av rapporten, siden dette inneholder den viktigste informasjonen.

Konklusjoner og anbefalinger:

Konklusjonen av en rapport, avhengig av dens intensjon, skal minne leseren om hvilke tiltak som skal tas. Anbefalinger-delen kan ikke være nødvendig med mindre det blir bedt om det. Det avhenger av selskapets / organisasjonens policy.

Formell rapport

Formålet med en formell rapport er å samle og tolke data og rapporteringsinformasjon. Den formelle rapporten er kompleks og lang, og kan til og med bli produsert i bundne bokmengder. Et formelt brev består vanligvis av

• Tittelside
• Kortfattet sammendrag
• Introduksjon
• Metode / metode
• Resultater / funn
• Diskusjon
• konklusjoner
• anbefalinger
• vedlegg
• Bibliografi

Tittelside: Tittel side skal inneholde tittelen på rapporten, navn på forfatteren, navn på kurset (hvis det er skrevet av en student) eller selskap og dato

Kortfattet sammendrag: Sammendrag er sammendraget av hele rapporten i en logisk rekkefølge. Dette bør markere formål, forskningsmetoder, funn, konklusjoner og anbefalinger. En oppsummering bør skrives i tidligere tid og bør ikke være lengre enn 1 side. Selv om denne delen er inkludert i første del av rapporten, er det lettere å skrive denne delen etter at du har fullført resten av rapporten.

Introduksjon: Introduksjonen skal inneholde hovedproblemet, dets betydning og målene for forskningen. Bakgrunnen og konteksten til rapporten er også inkludert i denne delen.

Metode / metode: Dette er avsnittet der du forklarer metodene som brukes i din forskning. Hvis det er en vitenskapelig forskning, kan du beskrive eksperimentelle prosedyrer.

Resultater \ Funn: Denne delen presenterer resultatene eller resultatene av prosjektet / undersøkelsen. Du kan også presentere data ved hjelp av visuelle metoder som tabeller, grafer, etc. Ikke tolk funnene her.

Diskusjon: I denne delen kan du forklare hva de ovennevnte resultatene betyr. Du kan også analysere, tolke og evaluere data, notatrender, og sammenligne resultater med teori. Vanligvis blir dette referert til som den viktigste delen av rapporten.

konklusjoner: Dette er et kort sammendrag av funn. Konklusjonen bør ikke forveksles med resultater / funn-seksjoner som konklusjonen er en forenkling av problemet som med rimelighet kan utledes av funnene.

anbefalinger: I anbefalingsseksjonen skal det gis hensiktsmessige endringer, løsninger.

vedlegg: Dette inneholder vedlegg som er relevante for rapporten. For eksempel undersøkelser, spørreskjemaer, etc..

Bibliografi: Dette er listen over alle referanser som er oppgitt.

Dekk av en rapport

Bilde Courtesy:

"Gender Gap Report 2008 cover" av World Economic Forum på en.wikipedia - http://www.weforum.org/gendergap. (CC BY-SA 3.0) via Commons